Hepimiz çok sayıda e-posta alıyoruz. Yöneticilerden çalışanlarına, iş arkadaşlarına, abone olduğunuz çeşitli hizmetlerin haber bültenlerine ve daha neler neler!
Böylesine hacimli e-posta verilerini incelemek zaman ve enerji kaybıdır. Neden e-postalarınızı etkili bir şekilde nasıl yöneteceğinizi yeniden değerlendirmiyorsunuz.
Bazı basit hilelerle e-postalarınızı planlayabileceğinizi biliyor muydunuz?
-
Önemsiz postalardan kurtulun
Günde ortalama yüz e-posta aldığınızı varsayalım; bunların yalnızca yarısı önemli ve geri kalanı ' hurda'. Tekrarlayan spam/istenmeyen posta örnekleriyle karşılaşıyorsanız, istenmeyen e-postaların çoğunu yakalamak için önemsiz dosyaları kullanın ve istenmeyen e-postalardan kurtulmak için günde iki kez tarayın. Bu, gelen kutunuzdaki istenmeyen postaların yüzde otuzunu azaltacaktır.
Ayrıca Bakınız: Outlook 2016, 2013, 2010 ve 365'te 'İş Yeri Dışında Asistanı' nasıl kullanılır?
-
Akıllı klasörler oluşturun
Gelen kutunuzu açtığınızda, e-postaların dörtte birinin özel teklifler, indirim teklifleri, iletilen şakalar veya reklam bildirimleri olduğunu fark edeceksiniz. . Temel olarak, e-posta pazarlamayla ilgili şeyler. Daha fazla müşteri çekmek için yapılan bir satış hilesidir. Bu nedenle, gelen kutusunu düzenli tutmak için e-postalarınızı alt kategorilerde önceliklendirin. Acil durumlarda e-postaları bulmak veya birden fazla e-postayı birlikte silmek kolay olacaktır.
-
Tüm e-posta bildirimlerini kapatın
E-posta anlık bir iletişim aracı değildir. Bunun için cep telefonlarını ve anlık mesajlaşmayı kullanıyoruz. E-posta, anında yanıt gerektirmeyen işletmeler için iyidir. Bu nedenle başkalarının çalışmalarınızı engellemesine izin vermeyin. E-posta uyarıları ve bip sesleri konsantrasyonunuzu bozabilir, toplantılarda ve konuşmalarda dikkatinizi dağıtabilir. Her yeni e-posta için telefonun titreşimini veya sesli uyarısını kapatın.
-
İstenmeyen tanıtım e-postalarına aboneliğinizi iptal edin
Reklam ve tanıtım e-postalarının tamamını asla okumak istemezsiniz. Gereksiz olanlardan aboneliğinizi iptal edin. Kolay ve hızlı bir işlemdir. İstemediğiniz haber bültenlerinin aboneliğinden çıkmak için e-posta hesabınıza giriş yapın ve bıktığınız e-postalarda 'abonelikten çıkma' seçeneğini arayın. Arama sonuçlarını inceleyin ve hangi e-postayla devam etmek istediğinize karar verin. Ayrıca www.unroll.me adresini ziyaret edebilir ve çöpe atmak istediğiniz haber bültenlerinin aboneliğinden çıkabilirsiniz. Gelen kutusunu farklı kategoriler ve klasörlerle düzenler.
-
Okumak ve yeniden okumak için zamanınızı planlayın e-postaya yanıt verin
Bir uyarı veya bildirim almak, sorumluluklarınıza odaklanmanızı engeller. Her ne kadar e-postalarınızı planlanan zamanda dikkate almak size acil yardım sağlamanın yanı sıra toplantılarla ilgili takviminizi korumanıza ve güncellemenize de yardımcı olacaktır.
Ayrıca herhangi bir acil durum için iletişim numaranızı güncelleyerek ve uygun bilgileri sağlayarak e-postanızın taslağını da oluşturabilirsiniz. sana ulaşma zamanı. Yoğun iş yükü nedeniyle e-postalarınızı her saat başı on ila on beş dakika kadar kontrol edebilir veya sabah öğleden sonra ve akşam gibi günde 3-4 kez e-postanızı kontrol edebilirsiniz.
-
E-postaları kategoriye göre sıralama
Birlikte çok fazla e-posta aldığınızda, önemli e-postalara dikkat etmeyi unutabilir veya bazen bunları yanlışlıkla okumadan silebilirsiniz. Bu, tüm e-postaları gelen kutunuza aldığınızda ve e-postayı ilgili klasörlere koyacak hiçbir klasör ve kategori bulunmadığında meydana gelir. Bazen gelen kutunuzdan önemsiz şeyleri sildiğinizde işle ilgili e-postaları da silmiş olursunuz. Ancak bunları çöp kutusundan kurtarabilirsiniz ancak bazen bunu yapıp yapmadığınızın farkında olmazsınız!
Herkesin kendi eşyalarını halletme yöntemi vardır. Bu sadece e-postalarınızı etkili bir şekilde nasıl yöneteceğinize dair bir öneri ve bunu nasıl yapabileceğiniz basit. Ancak işinize yarayacak bir sistem bulabilirsiniz.
Okunma: 0
