Resmi iletişim için e-posta istemcilerini kullanmak çoğu şirket için standart bir uygulamadır. Kuruluşların kullandığı en popüler e-posta istemcilerinden biri Microsoft Outlook'tur. Outlook, en iyi e-posta ve kişisel bilgi yönetimi yazılımlarından biridir. Outlook kullanmanın kendine has avantajları vardır. Basit ve zarif bir kullanıcı arayüzüne sahiptir ve e-postaları, takvimi ve diğer görevleri yönetmenize yardımcı olur.
Outlook'tan en iyi şekilde nasıl yararlanabileceğinizi konuşalım.
- Klavye Kısayolları
Outlook'u düzenli olarak kullandığınızda kısayolları bilmek her zaman işinize yarar çünkü işinizi hızlandırır. Burada yaygın ve en kullanışlı kısayolları listeledik.
Kısayollar Çıktı Ctrl+R E-postayı Yanıtla Alt+R Tümünü e-postayla yanıtla veya işe geç haftalık takvim görünümü Alt+W e-posta iletme veya haftalık takvim görünümüne geçme Ctrl+Shift+K Yeni Görev Ctrl + 2 Takvime git Alt+S E-posta gönder Ctrl+Shift+M Yeni Mesaj Kaçış veya Enter Kapat Ctrl+M F9 Tümünü Göndermek/Almak için Ctrl+G Takvimdeki herhangi bir tarihe atlamak için "Tarihe git" iletişim kutusunu açın Ctrl + E Bir mesaj veya öğe bulun Ctrl+Alt+A Aramayı Tüm Posta Öğelerini, Tüm Takvim Öğelerini içerecek şekilde genişletin veya Tüm Kişi Öğeleri, bulunduğunuz modüle bağlı olarak Ctrl+Shift+A Randevu oluşturun Ctrl+Shift+C Kişi oluşturunDolayısıyla bunlar, Outlook'u kullanırken aklınızda bulundurmanız gereken kısayollardır. Postalar, takvimler ve diğer seçenekler arasında geçiş yapmak istiyorsanız –
Posta Ctrt+1 Takvim Ctrt+2 Kişiler Ctrt+3 Görevler Ctrt+4 Notlar Ctrt+5- A'daki İletileri İşaretle –
Bir veya iki mesaj seçin ve ardından işareti açmak veya tamamlandı olarak işaretlemek için Ekle tuşuna basın.
- Kendinizi Tekrar Eden Yazmaktan Koruyun –
Gün içinde ileri geri e-posta gönderiyorsunuz ve bunu önlemek için birçok e-postada aynı içeriğin bir kısmını yazıyor olmanız gerekir. ve zamandan tasarruf etmek için içeriği Hızlı Bölüm'e kaydedebilirsiniz. Eklemek için, besteci penceresindeki metni vurgulayın, ardından Ekle sekmesine geçin, Hızlı Parçalar açılır menüsüne tıklayın ve “Seçimi Hızlı Parça Galerisine Kaydet”i seçin. Artık bahsedilen ifadeyi her yazdığınızda öneri bildirimini göreceksiniz, ifadeyi eklemek için enter tuşuna basın.
- E-postaları Dosya Olarak Kaydet-
- E-postaları Dosya Olarak Kaydet-
- E-postaları Dosya Olarak Kaydet
- Hızlı Erişim İçin Outlook Notlarını, Etkinliklerini ve Daha Fazlasını Masaüstüne Kaydetme-
- E-postalarınızı Planlayın –
- İlgili Mesajları Bulmak İçin E-postaları Filtreleyin –
- Önemsiz veya İstenmeyen E-postaları Yoksay –
- İstenmeyen İletileri Kaldır
- Outlook'tan kısa mesaj gönderin
Bir e-postayı dosya olarak kaydetmek istiyorsanız tek yapmanız gereken -Dosya menüsüne gidin -> Farklı kaydet'i tıklayın (burada metin, HTML, Outlook mesaj formatı, .msg, .mht ve daha fazlası gibi seçenekler göreceksiniz) Bu, önemli e-postanızı istenen formatta kaydetmenin en hızlı yöntemidir .
E-postaların yanı sıra, şunları da kaydedebilirsiniz: notlarınızı, etkinliklerinizi, kişilerinizi ve daha fazlasını kolay ve hızlı erişim için bilgisayarınıza aktarın. Bunu yapmak için herhangi bir öğeyi masaüstüne sürükleyip bırakmanız gerekir. Outlook açık olmasa bile bu öğelere erişebilirsiniz.
e-postalarınızı yalnızca planlayabilirsiniz randevuların gibi. Diyelim ki saat 16.00'da bir e-posta göndermeniz gerekiyor ancak planlanmış bir toplantınız olduğu için meşgul olacağınızı biliyorsunuz. Bu yüzden endişelenmeyin, Outlook bunu sizin için karşılayacaktır. Tek yapmanız gereken e-postayı yazmak, ardından Seçenekler sekmesine gidip Teslimatı Geciktir'e tıklamaktır. E-postanın teslim edilmesini istediğiniz tarih ve saati ayarlamanıza olanak tanıyan küçük bir pencere açılacaktır ve Kapat'a tıklayabilirsiniz. Gönder tuşuna bastığınızda, mesaj belirtilen saate kadar bekletilecektir.
Not: Exchange Sunucusundaysanız uygulamayı kapatabilirsiniz. Ancak POP veya IMAP kullanıyorsanız mesaj teslim edilene kadar uygulamayı açık bırakmanız gerekir.
İlgili e-postaları bulmak için Ana Sayfa sekmesinin sağında bulunan E-postayı Filtrele açılır menüsünü kullanabilirsiniz. Tek yapmanız gereken, posta kutusu ekranınızı, filtreye göre yalnızca belirli e-posta türlerini gösterecek şekilde filtreleyen bir menü seçeneği seçmektir. Filtrelenmiş görünümünüzde, daha ayrıntılı bilgi edinmek için normal arama kutusuna yazabilirsiniz.
Mutlaka Okumalısınız: Gelen Kutunuzu Kimlik Avı ve Diğer E-posta Saldırılarından Koruyun
Ara sıra sayısız istenmeyen e-posta alırsınız, bu da alanı kaplar ve posta kutunuzu doldurur. Endişeye gerek yok, gönderenden gelecek e-postaları engelleyebilirsiniz. Tek yapmanız gereken – Ana Sayfa sekmesinde bulunan Önemsiz Açılır Menüsüne tıklamak. Tercihleri ayarlamak için "Önemsiz E-posta Seçenekleri"ni seçin.
Outlook 2010 ve 2013'te, yerden tasarruf etmenize ve e-postaların dağınıklığını gidermenize yardımcı olan bir araç, Temizleme aracı. Tam bir e-posta görüşmesini inceler ve b içeren tüm mesajları siler. Sonraki bir mesajda bütünüyle alıntılanmıştır. Temizleme aracına erişmek için, Ana Sayfa sekmesindeki açılır menüye tıklayın ve düzenlemeniz gereken bir konuşmayı veya klasörü seçin. Hangi tür mesajların silineceğini seçmek için uyarıdaki Ayarlar düğmesini tıklayarak daha fazla özelleştirme yapabilirsiniz.
Mesajlarınızı iletmek için her zaman e-posta göndermek istemeyebilirsiniz; Outlook ile kişilerinize kısa mesaj gönderebilirsiniz. SMS'i ayarlamak için Ana Sayfa sekmesine gidin ve Yeni Öğeler'i seçin, ardından Kısa Mesaj (SMS)'i seçin; bir iletişim kutusu göreceksiniz, "Mobil operatörünüz için bir kısa mesaj hizmeti bulun"u tıklayın.
Not: Bu özelliği kullanmak için üçüncü taraf bir mesajlaşma servisine kaydolun. Bunlar, Outlook'ta daha hızlı çalışmanıza yardımcı olabilecek birkaç Outlook ipucu ve püf noktasıdır. Daha fazlası için bizi takip etmeye devam edin.
Okunma: 0
